当因机械故障导致交货延期时，供应商需要及时向客户发出函件，告知延期的原因、影响程度和预期的恢复时间。函件应清晰、简洁，并以专业的态度表达歉意和解决问题的决心。

原因说明

1. 机械故障的具体情况

• 明确指出故障的具体部件或系统。
• 提供故障的详细描述，包括故障表现、发生时间和持续时间。
• 附上相关图片或技术报告作为证据。

2. 机械故障的影响

• 说明故障对交货计划的影响，包括预期延期时间和数量。
• 评估故障对客户生产或运营造成的潜在影响。
• 提供详细的交货时间表，说明预期的恢复时间和交货日期。

解决措施

1. 故障排除和维修计划

• 描述已采取或计划采取的故障排除和维修措施。
• 提供维修所需的预计时间和成本。
• 说明维修人员的资格和经验。

2. 替代方案和紧急措施

• 如果可能，提供替代交付安排或紧急措施，以尽量减少对客户的影响。
• 考虑与其他供应商合作或从库存中调拨产品。
• 探索使用替代运输方式或加快配送流程。

道歉和承诺

1. 道歉和理解

• 真诚地向客户道歉，并表示理解他们的担忧和不便。
• 承认供应商的责任，并承担因延期交货而造成的任何损失。

2. 承诺和保证

• 承诺尽快解决问题，并恢复正常的生产和交货。
• 保证采取一切必要措施，防止类似事件再次发生。
• 提供定期更新，告知客户问题的进展和预计的恢复时间。

函件格式和语言

1. 函件格式

• 使用正式信函格式，包括信头、日期、收件人地址和问候语。
• 主题行应清楚地说明函件的目的是"机械故障导致延期交货函"。

2. 语言和语气

• 使用清晰、简洁的语言，避免使用技术术语或行话。
• 采用专业、礼貌的语气，表达对客户的尊重和重视。
• 避免使用指责或推卸责任的语言。

函件示例

信头

日期

收件人地址

问候语

尊敬的 [客户姓名]，

主题：机械故障导致延期交货函

我们遗憾地通知您，由于机械故障，[产品名称]的交货将延期。

原因说明

[故障日期]，我们的 [故障部件或系统] 出现了故障。故障导致 [故障表现]，导致生产中断。

影响和替代方案

故障预计将导致 [预计延期时间] 的交货延期。我们正在努力排除故障并恢复生产。

我们正在探索替代方案，以尽量减少对您的影响。我们将与其他供应商合作，并考虑从库存中调拨产品。我们还将探索使用替代运输方式或加快配送流程。

解决措施

我们已组建了一支经验丰富的维修团队，正在努力排除故障。预计维修将于 [预计维修日期] 完成。

道歉和承诺

我们对这次延期交货带来的不便深表歉意。我们理解您的担忧，并承担因延期交货而造成的任何损失。

我们承诺尽快解决问题，并恢复正常的生产和交货。我们还将采取一切必要措施，防止类似事件再次发生。

我们将定期向您更新问题的进展和预计的恢复时间。

感谢您的理解和支持。

此致

敬礼

[您的姓名]